Assistant(e) Administratif(ve)

Contexte

Basé à Dakar, Sénégal, Speak Up Africa est une organisation à but non lucratif de plaidoyer et de communication stratégique visant à catalyser le leadership africain, favoriser le changement de politique en faveur du développement durable en Afrique.

À travers nos programmes, nos réseaux et avec l'aide de nos partenaires, nous assurons que les décideurs rencontrent les acteurs de terrain, que des solutions soient présentées et que chaque secteur, des citoyens et groupes de la société civile aux partenaires financiers et dirigeants d'entreprises contribue de manière critique au dialogue et s'efforce d'agir de manière concrète pour la santé et le développement durable sur le continent.

Rôles et responsabilités

Sous la supervision directe de la Responsable Administrative et Logistique et fonctionnelle de la Responsable RH de Speak Up Africa, l'assistante administrative participe à la gestion administrative et appuie à la gestion des ressources humaines. Il/elle respecte les procédures administrative et RH de Speak Up Africa et la législation en vigueur.

Plus précisément, l'assistante administrative a pour mission de :

 

A. Assurer la gestion administrative (50%)

• Apporter un appui administratif à la direction, en lien avec la bonne exécution des projets en cours ;
• Contribuer à la gestion administrative des achats des biens et des services et du matériel de SUA ;
• Commandes et suivi des fournisseurs dans le respect du manuel de procédures de Speak Up Africa ;
• Assurer la gestion et l'inventaire du stock de fournitures du bureau ;
• Assurer le suivi avec les personnes concernées pour le paiement des fournisseurs/prestataires de services ;
• Assurer la logistique et un appui à l'organisation des missions et ateliers ;
• Assurer le respect des procédures financières et administratives des partenaires financiers de Speak Up Africa ;
• Assurer le traitement du courrier entrant et du courrier sortant. Rédiger les correspondances relatives à la gestion des ressources humaines.
• Classer les divers documents de SUA selon le système en usage.
• A la demande de la direction et en collaboration avec le cabinet en charge de la comptabilité, apporter un soutien à la préparation des états financiers périodiques et assurer le suivi des recommandations.
• Tenir le calendrier des rendez-vous de l'équipe de SUA basée à Dakar.
• Répondre à toute autre demande de tâches administratives formulée par la direction.

Et toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées par le Responsable Administratif et Logistique.

 

B. Appuyer à la gestion Ressources Humaines

1. Gestion des RH (40%) :
   • Assister la Responsable RH (RRH) dans le processus de recrutement : publications, collecte et tri des CV, planification des entretiens et procéder aux ouvertures de poste en ligne, en interne et en externe
   • Élabore et envoie les PV de recrutement à la RRH pour validation
   • En collaboration avec l'admin, suivi du processus des congés et absences
   • Suivi des congés du personnel portés par les cabinets d'intérim et transmettre le suivi des congés chaque fin du mois aux différents cabinets d'intérim.
   • Veiller à la bonne intégration des nouvelles recrues et assurer le suivi du processus d'orientation des nouvelles recrues.
   • Envoi du mail d'introduction des nouvelles recrues à tout le staff
   • Réceptionner les biographies et les transmettre au responsable du contenu créatif après validation pour mise à jour du site Web de SUA
   • S'assurer que toutes les fiches de poste sont signées et archivées
   • Suivi des incorporations et des retraits à la couverture médicale
2. Appui à la Formation (10%)

• • Une fois le plan de formation validé, s'assurer de sa mise à jour
  • En charge d'envoyer les invitations au staff selon le calendrier établi pour les formations.
  • S'assurer de la disponibilité des documents qui justifient la formation (liste de présence, supports et présentation, facture, évaluation)
  • Appuyer la Responsable RH dans le suivi des modules obligatoires en ligne (Genre, Safeguarding...).

Profil recherché

L'assistant (e) administratif (ve) devra posséder les aptitudes et qualifications ci-après :

• Diplôme universitaire d'études supérieures (minimum Bac+3) dans l'un des domaines suivants : administration et ou gestion des ressources humaines
• Expérience professionnelle confirmée de trois (03) ans au minimum
• Maîtrise des outils bureautiques Word et Excel
• Être méthodique, organisé(e) et sens élevé de la confidentialité
• Bonne aptitude relationnelle

 

Engagement en faveur de l'égalité des sexes et du Safeguarding

Speak Up Africa a une approche de tolérance zéro pour toutes les formes de préjudice et d'abus. Speak Up Africa s'engage à prendre des mesures appropriées contre les violations des droits de l'homme et l'exploitation sous toutes ses formes. Le bien-être et la sécurité de toutes les parties prenantes sont prioritaires dans toutes les actions et décisions de Speak Up Africa. Des politiques et procédures appropriées sont en place pour s'en assurer. Seules les personnes qui partagent nos valeurs et s'engagent à respecter notre politique de sauvegarde seront prises en considération pour le recrutement.

Speak Up Africa promeut également les efforts en matière d'égalité des sexes en accord avec ses orientations stratégiques et ses valeurs institutionnelles, elles-mêmes organisées autour des Objectifs de Développement Durable (ODD). Nous encourageons nos partenaires institutionnels et commerciaux à s'engager dans la réalisation de l'ODD 5, conformément à notre stratégie institutionnelle.

Documents à fournir

• CV (incluant 3 références professionnelles)
• lettre de motivation

Processus d'évaluation

Envoyer les éléments aux adresses mails :

• info@speakupafrica.org
• codou.sy@speakupafrica.org

Merci de spécifier en objet mail le titre du poste.

Date limite de soumissions : 18 Décembre